Symbiose von Tradition und Zukunft
Symbiose von Tradition und Zukunft: Microsoft begleitet Handel und Wandel bei Haniel Holding
Office 365 löst Lotus Notes beim Traditionsunternehmen ab.
Mehr Sicherheit, ein moderner Arbeitsstil und hohe Verfügbarkeit in der Cloud: Rund 350 Mitarbeiter der Haniel Holding nutzen ab sofort Microsoft Office 365, Exchange Online und SharePoint Online. Die internationale Unternehmensgruppe im Familienbesitz setzt künftig auf Software und Service von Microsoft, verwaltet sensible Informationen und Dokumente sicher über die Cloud und vereinfacht die Dokumentenablage. Die Umsetzung des Projektes erfolgte unter Federführung der utilitias GmbH, Microsoft-Partner of the Year 2012. Bei Haniel löst die Office-Suite das bis dato eingesetzte Programm Lotus Notes ab und treibt den digitalen Wandel voran. Dieser orientiert sich hauptsächlich an den Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter und an der gewachsenen Unternehmenskultur.
Seit 258 Jahren befindet sich Haniel im Familienbesitz. Für das operative Geschäft sind vier Geschäftsbereiche verantwortlich, die in marktführenden Positionen agieren. Viele Termine, eine hohe E-Mail-Frequenz und sensible Daten stehen bei der Holding mit Sitz in Duisburg an der Tagesordnung. Geringes Innovationspotential und hohe Betriebskosten beim eingesetzten System Lotus Notes sorgten bereits im Sommer 2012 für eine Umstellung des E-Mail-Systems auf Office 365. „Wir haben uns bei der Entscheidung an den Nutzungsgewohnheiten unserer Mitarbeiter orientiert“, kommentiert Christian Ridder, Manager IT Services bei Haniel die Umstellung auf die Microsoft Software. „Office 365 bietet E-Mail, Teamräume und Werkzeuge für den Datenaustausch – alles für eine moderne Arbeitsweise, die unserer Mitarbeiter erwarten.“
Neben den technischen Verbesserungen, die Office 365 der Holding bietet, unterstützt die Microsoft-Technologie Wandel, Handel und Wachstum – schließlich befindet sich das Duisburger Unternehmen in stetiger Bewegung. Getrieben durch die Revolution von IT am Arbeitsplatz und dem Glauben an Werte, steht bei Haniel die Symbiose zwischen Tradition und Zukunft im Mittelpunkt. Um sich auch künftig als konkurrenzfähiges Unternehmen mit zufriedenen Mitarbeitern aufzustellen, spielt der Wissensarbeitsplatz des Mitarbeiters beim Traditionsunternehmen eine wichtige Rolle.
Schnelles und effektives Arbeiten mit Office 365
Sensible Daten, die in der Zentralabteilung der Haniel Holding verwaltet werden, stehen über Microsoft SharePoint Online einem ausgewählten Mitarbeiterkreis zur Verfügung. Eine entsprechende Applikation, entwickelt von der utilitias GmbH, erlaubt einen einfachen Zugriff auf die zentrale Dokumentenablage. Zukünftig werden weitere Anwenderszenarien für das Wissensmanagement im neuen Intranet entstehen. Haniel plant hierzu eine innovative Verzahnung von Windows 8.1 und Office 365.
„Office 365 deckt für Haniel alle Funktionen ab und bietet als Cloud-Lösung eine hohe Verfügbarkeit. Die ergänzende SharePoint-Applikation erfüllt zudem alle Datenschutzauflagen und steigert die Transparenz innerhalb des Unternehmens“, erklärt Thomas Schröder, Geschäftsführer Microsoft Deutschland GmbH und verantwortlich für den Großkunden- und Partnerbereich. „Microsoft steht mit seinen Lösungen dafür, dass Menschen ihre täglichen Aufgaben schnell und effektiv erledigen können.“
utilitas GmbH verbessert Nutzer-Interface und Daten-Migration
Mehr als 30.000 Dokumente, teilweise mit unterschiedlichen Dateiformaten die bis ins Jahr 1992 zurück reichen, wurden über Monate aus Lotus Notes heraus gelöst und in die neue und übersichtliche SharePoint Struktur integriert. Im gleichen Zug wurde die Ablage der Dokumente vereinfacht und das Nutzer-Interface übersichtlicher gestaltet. Eine integrierte Suche in der Datenbank erleichtert den täglichen Arbeitsprozess der Mitarbeiter erheblich – und diese sollen nach der erfolgten Umstellung auf SharePoint Online das Projekt eigenständig weiter voran treiben. „Bei solch umfangreichen Konzepten transportieren wir das Know-How direkt zum Kunden. Denn wir wollen ihn nicht in Abhängigkeit halten“, erläutert Peter Haupt, Geschäftsführer von utilitias.
Mehr Sicherheit dank Microsoft-Technologie
„Mit Office 365 erhalten wir deutlich mehr Sicherheit, als wir selbst umsetzen könnten“, so Christian Ridder. Die Haniel Holding speichert nach Prüfung durch die IT-Abteilung und Zertifizierung nach ISO 27001 auch vertrauliche Dokumente in der Cloud. Dabei bieten die eingesetzten Microsoft Lösungen ein deutlich höheres Sicherheitsniveau, als der Familienbetrieb mit eigenem Budget bis dato realisieren konnte.